Félag um skjalastjórn tíu ára

Félag um skjalastjórn var stofnað þann 6. desember 1988 og á því tíu ára afmæli á þessu ári. Stofnfélagar voru 57 talsins. Í lögum félagsins stendur að markmið þess sé að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum, ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu þeirra í milli. Félagar geta allir þeir orðið sem vilja vinna að markmiðum félagsins.¹ Nú að tíu árum liðnum eru félagar Félags um skjalastjórn um 170 talsins eða u.þ.b. einn félagi á hverja 1.600 íbúa landsins. Telja má þetta frábæran árangur ef miðað er við stærstu og virtustu skjalasamtökin í heiminum í dag en félagsmenn í bandaríska hluta ARMA International (Association of Records Managers and Administrators) eru nú einn á hverja 25.000 íbúa og félagar í RMAA (Records Management Association of Australia) um einn á 8.500 íbúa.²

Hvað er skjalastjórn?
Skjalastjórn er bein þýðing á enska hugtakinu "Records Management" og er skilgreind á eftirfarandi hátt:

...kerfisbundin stjórn á skjölum frá því þau verða til í stofnun eða fyrirtæki eða berast að og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu. Skjalastjórn felur í sér flokkun, skráningu og merkingu skjala, dreifingu, vistun og endurheimt, gerð örefnis, ennfremur stjórn á framleiðslu og notkun eyðublaða og skýrslna, gerð geymslu- og öryggisáætlana og fræðslu starfsfólks um skjalamál.³

En hvað kallast skjal? Í lögum um Þjóðskjalasafn Íslands frá árinu 1985 er nákvæm skilgreining á því hvað telst skjal.

Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings, hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segulbönd eða önnur hliðstæð gögn.⁴

Skjalastjórn á að tryggja að hægt sé að finna skjöl á fljótvirkan og öruggan hátt þegar á þarf að halda og auka þannig hagkvæmni í rekstri fyrirtækja og stofnana. Ennfremur að tryggja að skjöl hvorki glatist, skemmist né komist í hendur óviðkomandi aðila og að koma í veg fyrir að ónauðsynlegur pappír og upplýsingar í öðru formi safnist fyrir á skrifstofum og í geymslum og fyrirbyggja jafnframt ótímabæra eyðingu skjala.

Stofnun félags um skjalastjórn
Aðdragandi að stofnun félagsins var að tíu konur frá ýmsum stofnunum og fyrirtækjum í Reykjavík komu saman sumarið 1987 til þess að ræða úrbætur í skjalamálum og fræðslu í skjalastjórn. Þetta voru Jóhanna Gunnlaugsdóttir bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Kristín Geirsdóttir forstöðumaður Bóka- og skjalasafns Landsvirkjunar, Kristín I. Jónsdóttir kennari í Verzlunarskóla Íslands, Kristín Ólafsdóttir bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Kristín H. Pétursdóttir forstöðumaður Skjalasafns Landsbanka Íslands, Ragnhildur Bragadóttir forstöðumaður Ameríska bókasafnsins, Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður, Una Eyþórsdóttir kennari hjá Flugleiðum hf., Stefanía Júlíusdóttir kennari í Háskóla Íslands og Vilborg Bjarnadóttir stjórnunarritari hjá Flugleiðum hf.

Fyrsta stjórn félagsins frá árinu 1988:
Kristín Pétursdóttir, Ragnhildur Bragadóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir,
Kristín Ólafsdóttir, Svanhildur Bogadóttir, Kristín Geirsdóttir

Þær kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn og leituðu víða fyrirmynda að formlegri samvinnu þeirra sem vinna að skjalastjórn. Fyrir valinu urðu alþjóðleg samtök skjalastjórnenda, ARMA International, en höfuðstöðvar þeirra eru í Bandaríkjunum. Fyrir milligöngu ARMA International og fyrirgreiðslu Menningarstofnunar Bandaríkjanna hafði Áhugahópurinn ráðist í að halda námsstefnu í janúar 1987 um grundvallaratriði skjalastjórnar. Fyrirlesari var þekktur bandarískur kennari og fyrirlesari, James C. Bennett prófessor frá ríkisháskóla Kaliforníu.

Meðal námsstefnugagna var orðalisti yfir hugtök í skjalastjórn, Orðalisti. Enska-íslenska, íslenska-enska, sem átti eftir að ryðja brautina fyrir frekari fræðslu. Orðalistinn var endurútgefinn árið 1989. Námsstefnan tókst með ágætum og vakti góð viðbrögð og í framhaldi samdi Áhugahópurinn drög að lögum og bauð til stofnfundar Félags um skjalastjórn þann 6. desember 1988.

Stjórn og starfsemi
Fyrstu stjórn félagsins skipuðu þær Kristín Ólafsdóttir formaður og Svanhildur Bogadóttir varaformaður ásamt Jóhönnu Gunnlaugsdóttur, Kristínu Geirsdóttur, Kristínu H. Pétursdóttur og Ragnhildi Bragadóttur. Formenn félagsins síðan hafa verið Svanhildur Bogadóttir, Magnús Guðmundsson, Bjarni Þórðarson, Alfa Kristjánsdóttir og núverandi formaður er Kristín H. Pétursdóttir. Frá upphafi hafa eftirfarandi hópar og nefndir starfað á vegum stjórnar: fræðsluhópur, kynningarhópur, orðanefnd, ritnefnd, staðlahópur, lagahópur og siðanefnd.

Á síðastliðnum tíu árum hafa verið haldnar fimm stórar námsstefnur um ýmsa þætti skjalastjórnar með bandarískum og breskum fyrirlesurum. Mikill fjöldi fræðslufunda hefur verið skipulagður á vegum félagsins og í samvinnu við aðra aðila og má þar til dæmis nefna umfjöllun um ný lög eða breytingu á eldri lögum er varða skjalamál. Ennfremur hefur félagið staðið fyrir heimsóknum í skjalastofnanir og fyrirtæki og ekki má gleyma jólafundum, ferðalögum og ýmsum atburðum af léttara tagi. Allar námsstefnur og margir fræðslufundir félagsins hafa verið opin almenningi og þátttaka jafnan góð.

Fréttabréf Félags um skjalastjórn kom fyrst út í mars árið 1989 og hefur komið út nítján sinnum síðan. Það flytur stuttar greinar og frásagnir af því sem hæst ber í innlendum og erlendum skjalamálum svo og viðtöl og fréttir af félagsmönnum. Núverandi ritstjóri er Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður.

Þörf fyrir skjalastjórn
Mikil og vaxandi þörf er fyrir skjalastjórn. Ný tækni, eins og ljósritunarvélar, faxtæki og tölvur, hefur haft í för með sér stóraukið magn af upplýsingum í ýmsu formi: á pappír, filmum, diskum og böndum. Hins vegar er ekki þar með sagt að hin nýja tækni hafi leitt til þess að nálgast megi upplýsingar aftur á fljótvirkan og öruggan hátt þegar á þarf að halda. Skjalastjórn er leiðin að því markmiði.

Kröfur um hagkvæmni í rekstri fyrirtækja verða sífellt meiri og á síðustu árum hefur gæðastjórnun og tilkoma ISO-9000 gæðastaðlanna haft umtalsverð áhrif á þörfina fyrir kerfisbundna stjórn á skjölum. Mörg fyrirtæki vinna nú að því að fá vottun fyrir vöru eða þjónustu og til þess að öðlast viðurkenningu þurfa fyrirtæki að skipuleggja og skrásetja hvað þau ætla að gera, starfa síðan samkvæmt þeim fyrirætlunum en fari eitthvað úrskeiðis þarf að vera hægt að finna út hvers vegna. Mikilvægur hluti af þessu starfi er gott skipulag skjalamála og greiður aðgangur að skjölum.

Ýmis lög og reglugerðir varða upplýsingar, skjöl og skjalasöfn. Má þar nefna Lög um Þjóðskjalasafn Íslands (1985), Reglugerð um héraðsskjalasöfn (1994), Lög um skráningu og meðferð persónuupplýsinga (1989) og Lög um ársreikninga og Lög um bókhald (1994). Stjórnsýslulög (1993), sem m.a. taka til þess að aðili máls eigi rétt á því að kynna sér skjöl og önnur gögn er málið varðar, og Upplýsingalög (1996), sem fjalla m.a. um reglur um aðgang fólks að opinberum gögnum, gömlum og nýjum, hafa þó ekki síst átt þátt í því að þörfin fyrir skjalastjórn er brýnni en nokkru sinni fyrr hjá opinberum aðilum.

Framtíðarsýn
Í apríl 1995 setti ríkisstjórn Íslands fram stefnuyfirlýsingu þar sem lagður er grunnur að stefnumótun í málefnum upplýsingasamfélagsins Íslands. Henni var fylgt eftir í október 1996 með tveimur niðurstöðuskýrslum.

Stefnuyfirlýsing ríkisstjórnarinnar setur fram það aðalmarkmið að Íslendingar verði meðal fremstu þjóða í nýtingu upplýsingatækni til þess að stuðla að hagsæld og bættu mannlífi. Til þess að ná þessu aðalmarkmiði eru sett fram fimm önnur háleit markmið en það sem fyrst og fremst snertir þá sem starfa að skjalamálum er sú yfirlýsing að allir skuli hafa greiðan aðgang að upplýsingasamfélaginu.⁵ Þeir sem vinna við skjalastjórn hafa þarna mjög mikilvægu hlutverki að gegna, ekki síður en bókaverðir, að skipuleggja upplýsingar í hvers kyns formi og auðvelda aðgang að þeim.

Vegna hinna öru breytinga og tækniþróunar sem eiga sér stað á hverjum degi þurfa skjalastjórnendur sífellt að fylgjast með og endurnýja þekkingu sína. Í ljósi þessa hefur Félag um skjalastjórn ætíð talið það eitt af sínu stærstu hlutverkum að skapa tækifæri til fræðslu og símenntunar fyrir félagsmenn og aðra sem þurfa á að halda.

Stjórnendur eru í auknum mæli farnir að gera sér grein fyrir mikilvægi þess að koma á skjala- og annarri upplýsingastjórn í fyrirtækjum sínum og stofnunum. Grundvöllur fyrir því er að ráða hæfa starfsmenn sem hafa aflað sér góðrar þekkingar og reynslu á þessu sviði. Mikið hefur áunnist og má nefna sem dæmi að eftirlit með skjalamálum opinberra stofnana hefur margfaldast síðustu árin. Ástand skjala- og annarra upplýsingamála er þó víða slæmt og eigi framtíðarsýn ríkisstjórnar Íslands um upplýsingasamfélagið að verða að veruleika er ljóst að mikið verk er óunnið.

Summary
The 10th Anniversary of the Association for Records Management The Association for Records Management was founded on the 6th of December 1988, with 57 founding members. The purpose of the Association is to enhance knowledge and understanding of records management amongst individuals, public institutions and private firms. New technology, such as computers, photocopy machines and fax machines, has contributed to an immense increase in many kinds of documented information thus creating a need for better records management. In 1987, librarians working in various institutes and firms felt the need for an association in order to discuss improvements and better instruction in the area of records management. This group was the forerunner of the Association. The membership is now 170, one in every 16.000 Icelanders. The article concludes by emphasizing the need for better records management in Iceland.

Á.A.

1. Lög félags um skjalastjórn (Reykjavík: Félag um skjalastjórn, 1988).
2. David O. Stephens, Records management in Australia, Records Management Quarterly, 28 (January 1994), 58
3. Kristín H. Pétursdóttir, Skjala- og upplýsingastjórn, Bókasafnið 11 & 12 (1988), 52.
4. Ísland, Lög nr. 66 um Þjóðskjalasafn Íslands 27. júní 1985 (Reykjavík: Alþingi, 1985)
5. Framtíðarsýn ríkisstjórnar Íslands um upplýsingasamfélagið (Reykjavík: Ríkisstjórn Íslands, 1996), p. 15.