Að stuðla að viðhaldi lýðræðis
Hlutverk bókasafnsfræðinga á upplýsingaöld

Yfirráð yfir upplýsingum eru nauðsynleg þeim sem með völd fara. Í lýðræðisþjóðfélögum er þekking og aðgangur að upplýsingum nauðsynleg fyrir almenna borgara til þess að halda rétti sínum gagnvart valdhöfum og til þess að mynda sér stjórnmálaskoðanir í samræmi við hagsmuni sína. Lýðræði Vesturlanda byggist, að miklu leyti, á uppfræðslu almennings. Því upplýstari sem almenningur er þeim mun betur virkar lýðræðið. Til þess að almenningur geti aflað sér þekkingar reka opinberir aðilar heimildasöfn. Til þeirra er aflað nauðsynlegra gagna, sem eru skipulögð og skráð til þess að hægt sé að sjá hvað er til og hvernig má nota það. Slíkar tölvuskrár eru aðgengilegar í beinlínuleitum heimshorna á milli. Öll umsýsla heimildasafna sem geyma upplýsingar, svo sem gerð þeirra, skipulag, skráning, flokkun, varðveisla, aðgangur, eignarréttur, notkun, sala og leiga, skiptir máli, því á þeim byggist afkoma einstaklinga og þjóða og valdakerfi heimsins. Réttur almennings, hér á landi, til þess að afla og nýta upplýsingar er tryggður með lagasetningu.

Í nýútkomnum ritum um íslenska upplýsingasamfélagið og framtíðarþróun þess kemur fram að stefnt er að því að: Íslendingar verði í fararbroddi þjóða heims við nýtingu upplýsingatækni í þágu bætts mannlífs og aukinnar hagsældar.¹ Þar er almenningsbókasöfnum m.a. ætlað það mikla hlutverk að efla lýðræði, jafnrétti, athafnafrelsi, alþýðumenntun og velferð borgaranna² og í stefnumótun í upplýsingamálum innan heilbrigðiskerfisins er eitt markmiðið að: faglærðu starfsfólki í heilbrigðisþjónustu verði tryggður aðgangur að völdum gagnabönkum um heilbrigðismál sem og sérhæfðu námsefni og námskeiðum um notkun upplýsingatækni í heilbrigðisþjónustu.³

Í þessari grein er lýst ýmsum þáttum í starfsemi bókasafna og upplýsingamiðstöðva, mikilvægi aðgengis að upplýsingum fyrir almenning, hættu sem getur skapast við takmörkun á aðgangi að upplýsingum og hlutverki bókasafnsfræðinga við að tryggja almenningi aðgang að upplýsingum.

Þær framfarir, sem tölvuvæðing getur skapað, með auknum og auðveldari aðgangi að upplýsingum gæti snúist í andhverfu sína ef ekki er fylgst með þróun tölvutækrar útgáfu og séð til þess að aðgangur almennings að tölvutækum útgáfuritum sé óheftur og frjáls.

Mikilvægi upplýsinga
Mikilvægi upplýsinga er ekki ný bóla. Tilvist og rekstur skipulagðra þjóðfélaga byggist á upplýsingum. Heimildasöfn með upplýsingum sem gegndu sambærilegu hlutverki og opinber skjala- og bókasöfn á okkar tímum voru til fyrir daga ritlistar. Þau voru forsenda þess að skipulögð þjóðfélög gátu þróast.⁴ Frá upphafi hefur skráning, skipulag og varðveisla, ásamt réttinum til þess að hafa aðgang að upplýsingum skipt sköpum fyrir valdhafa. Stofnandi kínverska keisaraveldisins, Qin, sem uppi var um 220 árum f. Kr. lét, að tillögu ráðgjafa síns, brenna öll rit sem fjölluðu um annað en lækningar, landbúnað og trúfræði, í því skyni að forheimska þjóðina til þess að ekki væri hægt að gagnrýna aðgerðir stjórnvalda á grundvelli þekkingar um fortíðina. Þegar það dugði ekki til var landið hreinsað af menntamönnum. Ríki Quins stóð á þriðja árþúsund.⁵

Í tímans rás hefur það verið breytilegt, á Vesturlöndum, hverjir töldust eigendur heimildasafna og einnig hverjir höfðu leyfi til þess að nota þau. Lengst af var aðgangur að heimildum, sérstaklega frumheimildum, en einnig eftirheimildum, takmarkaður við kirkjulega og veraldlega valdhafa, sem töldust eigendur heimildasafnanna. Nýting þeirra takmarkaðist jafnframt við þá sem höfðu þekkingu til og efni á, þegar um eftirheimildir var að ræða, að nýta sér þær.⁶

Í frönsku stjórnarbyltingunni varð gerbreyting á aðgangi að skráðum heimildum í hinum vestræna heimi, jafnt frumheimildum⁷ sem eftirheimildum.⁸ Ákveðið var að útgáfurit á bókasöfnum skyldu framvegis vera eign þjóðarinnar til afnota fyrir alla. Ritin voru tekin eignarnámi. Stærsti hluti þeirra fór til Konunglega bókasafnsins í Frakklandi sem gert var að þjóðbókasafni Frakka, opnað almenningi og nefnt Bibliotheque Nationale.⁹ Til þess að borgararnir gætu nýtt sér ritin urðu þeir að vita hvað var til. Skrá var því gerð eftir samræmdum reglum, fyrstu skráningarreglum þjóðar, yfir rit í hverju héraði. Afrit skránna var sent á spjöldum til Parísar þar sem þau fóru í samskrá yfir ritakost landsins. Með þessum hætti voru skráðar um þrjár miljónir útgáfurita. Sjá mátti í skránum hvað til var í hverju héraði og einnig hvað til var í öllu landinu af útgáfuritum.¹⁰ Á átjándu og nítjándu öld var öðrum þjóðbókasöfnum komið á fót í Evrópu, meðal annarra Landsbókasafni Íslands árið 1818.¹¹ Á þessum tíma var einnig mörgum einkabókasöfnum komið á fót.¹²

Í kjölfar frönsku stjórnarbyltingarinnar urðu jafnframt þáttaskil í starfsemi skjalasafna. Fyrsta þjóðskjalasafnið, Archives Nationale, var stofnað 1790 í París og árið 1794 var gefin út tilskipun sem kvað á um að skjalasöfn annarra opinberra aðila heyrðu undir þjóðskjalasafnið, um þetta voru sett lög árið 1796. Samkvæmt tilskipuninni 1794 fékk almenningur lagalegan rétt til aðgangs að skjölum sem voru lögleg sönnunargögn.¹³ Þess vegna hefur tilskipunin verið nefnd yfirlýsingin um skjalréttindi manna.¹⁴ Viðurkenning á þjóðfélagslegu mikilvægi skjala var meðal mikilvægra ávinninga frönsku stjórnarbyltingarinnar. Ávinningurinn var þríþættur: komið var á stjórn á opinberum skjölum sem náði til alls landsins, lýst var yfir rétti almennings til aðgangs að opinberum skjölum og ábyrgð ríksins á varðveislu dýrmætra gagna fortíðar var viðurkennd.¹⁵

Frá átjándu öld er einnig komin sú meginregla sem skipulag skjalasafna og stjórn á skjölum byggist á, upprunareglan svokallaða. Samkvæmt henni er hvert skjalasafn varðveitt sem afmörkuð heild og gögn þess höfð í upphaflegri röð til þess að hægt sé að rekja gang mála.¹⁶

Fyrir daga prentunar með lausu letri á Vesturlöndum var ekki gerður sá greinarmunur á frumheimildum og eftirheimildum sem síðar varð. Upplýsingar voru annað hvort munnlegar eða ritaðar. Ritaðar heimildir innbundnar í bækur voru taldar til bóka í samræmi við form miðilsins¹⁷ án tillits til þess hvort um var að ræða frum- eða eftirheimild. Með tilkomu tölvutækra gagna er munurinn á frumheimildum og eftirheimildum að hverfa aftur. Erfitt er að segja til um hvort telja beri gagnasafn í tölvu, sem aðgangur er veittur að áður en það er fullunnið fremur til handrits sem flokkast til skjala þegar um rit á pappír er að ræða eða til útgáfurits í bráðabirgðaútgáfu eins og einnig er gert þegar um rit á pappír er að ræða.

Öflun og varðveisla
Margs konar viðmiðanir eru notaðar við skilgreiningar á upplýsingum og miðlum þeirrra. Greint á milli þess sem er í föstu formi (hard copy), á því er hægt að halda í hendinni og þess sem kallað er fram á tölvuskjá. Einnig er greint á milli þess sem hægt er að nýta án tækja, t.d. að lesa með berum augum og þess sem tæki þarf til að geta nýtt sér, t.d. tölvutæk gögn. Greint er á milli þess sem hefur langtímagildi, t.d. landslög, eftir að lagalegu gildi þeirra líkur hafa þau sögulegt gildi og þess sem einungis hefur gildi í skamman tíma, t.d. missa einstakar pantanir á leiksýningu gildi sitt, eftir að sýningu er lokið.

Uppbygging safnkosts
Það var hlutverk bókasafnsfræðinga að byggja upp risasöfn rita þar sem skráð þekking mannkyns var varðveitt fyrir komandi kynslóðir. Á rannsóknabókasöfnum skipti skammtímaþörf ekki máli heldur öflun þess sem þurfti til þess að byggja upp heildarsafnkost á tilteknu efnissviði, til notkunar fyrir fræðimenn þegar áhugi kviknaði á efninu eða nauðsyn krafði. Lög um skylduskil eiga að tryggja að þjóðbókasafn fái eintök útgáfurita til skráningar, til þess að almenningur geti fylgst með samtímaútgáfu og til varðveislu þeirra fyrir komandi kynslóðir.

Frá miðri þessari öld hafa orðið miklar breytingar á útgáfu, bæði á eignarhaldi og útgáfustefnu forlaga og formi útgáfurita. Áður voru forlög í eigu aðila, iðulega fjölskyldna, sem höfðu miðlun að leiðarljósi, það mætti kalla áhugaútgáfu. Þegar útgáfa vísinda- og fræðirita varð arðvænleg um miðja öldina voru mörg gamalgróin og virt útgáfufyrirtæki, sem verið höfðu í fararbroddi á aðra öld, keypt upp af stórfyrirtækjum þannig að í lok níunda áratugarins höfðu flest þeirra horfið eða glatað sjálfstæði sínu.¹⁸ Síðan hafa fleiri og fleiri forlög safnast á hendur örfárra risaforlaga. Nefna má, sem dæmi, fyrirtækið Reed Elsevier sem á mörg útgáfufyrirtæki og er þess albúið að festa kaup á fleirum.¹⁹ Við breytingar á eignarhaldi varð auðsöfnun leiðarljós forlaganna, þannig að tala má um auðgunarútgáfu. Að vísu er enn töluvert gefið út af félögum og öðrum áhugaaðilum en stór hluti vísinda- og fræðirita er gefinn út af auðgunarforlögum. Forlögin ráða því hvað fæst útgefið og hvernig því er dreift. Samhliða breytingu á útgáfustefnu hefur verð á útgáfuritum hækkað gífurlega og það varð áhyggjuefni höfunda annarra útgáfurita en þeirra sem best seldust hve dreifingu var ábótavant.²⁰ Takmörkuð dreifing útgáfurita ætti að sjálfsögðu að vera áhyggjuefni fleiri en höfundanna í lýðræðisþjóðfélagi. Á meðan megnið af útgáfunni var á hefðbundnum miðli, pappír, urðu ekki aðrar breytingar. Ritum var, sem fyrr, skilað til þjóðbókasafna til skráningar og varðveislu fyrir komandi kynslóðir. Nýting þeirra var með hefðbundnum hætti hjá einstaklingum, fyrirtækjum og stofnunum, inni á bókasöfnunum, í útlánum og í millisafnalánum. Hlutur bókasafna og bókasafnsfræðinga var óbreyttur.

Nú þegar útgáfan er að færast meira og meira yfir í tölvutækt form er jafnframt að verða sú breyting að framleiðendur og söluaðilar setja, áður óþekktar reglur, um hvernig má nota það efni sem þeir selja. Þeir velja jafnvel úr þá aðila sem fá að kaupa af þeim upplýsingar. Einstaklingar eru frjálsir að því að lána hver öðrum útgáfurit á pappír en það er í sumum tilvikum saknæmt að lána öðrum aðgangsorð að útgáfuriti í tölvumiðli. Í sumum tilvikum eru eðlileg afnot útgáfurita í tölvutæku formi, innan sömu stofnunar, bönnuð með því að tilskilja að aðgangur sé staðbundin. Starfsmenn útibúa hafa þá ekki beinlínuaðgang, nema að greitt sé fyrir hann sérstaklega. Rit á Landsbókasafni Íslands - Háskólabókasafni eru t.d. keypt með slíkum skilmálum. Einnig er samnýting sem tíðkuð hefur verið milli bókasafna, þegar um hefðbundið prentefni er að ræða, gerð erfið eða óframkvæmanleg.

Enda þótt þetta sé gert í nafni afkomu, þess að fyrirtækin þurfi að bera sig, þá er augljóst að forlög og söluaðilar taka sér yfirráð yfir dreifingu upplýsinga, sem þau ættu ekki að hafa í lýðræðisþjóðfélögum. Yfirráð sem nýta má til annars en afkomutryggingar, þegar þau eru orðin hefðbundin. Í ljósi þess að tilurð upplýsinga sem þannig er dreift hefur, í mörgum tilvikum, verið kostuð af almannafé, þegar birtar eru niðurstöður rannsókna sem farið hafa fram við háskóla sem reknir eru af hinu opinbera eða sem kostaðar eru af fé úr opinberum sjóðum, eru takmarkanir á dreifingu upplýsinganna og óheyrilega há gjaldtaka óásættanleg. Með breytingum á eignarhaldi forlaga og nýjum útgáfumiðlum eru forlög og dreifingaraðilar að skapa sér aðstöðu til að takmarka eðlileg afnot af og dreifingu á útgefnum upplýsingum. Yfirráð einkaaðila yfir aðgangi að útgefnum upplýsingum jafngildir tilfærslu á völdum í þjóðfélaginu frá lýðræðislega kjörnum fulltrúum stjórnarstofnana og borgurunum til eigenda upplýsinganna, þess vegna verður að stemma stigu við þeirri þróun, annars er voðinn vís.

Á þessu þarf að taka á alþjóðavettvangi. Bókasafnsfræðingar sem sjá um öflun rita og skipulag samnýtingar á safnkosti vita af þessu. Það er þeirra að vara við óheillaþróuninni og benda á leiðir til úrbóta. Þeir meiga ekki verða svo samdauna, í dagsins önn, við erfiðar aðstæður sparnaðarþjóðfélagsins, að þeir leiði hættuna hjá sér.

Útgáfa á tölvumiðlum hefur í för með sér breytingar, ekki aðeins í skipulagi á aðgangi og notkun upplýsinganna á veraldarvísu, heldur einnig á hlutverki bókasafnsfræðinga. Þeir munu áfram sjá um val og öflun efnis í föstu formi fyrir bókasöfn. Það er þó æ minni hluti af heildarútgáfunni og af því sem aflað er til bókasafna, bæði vegna þess hve dýrt efnið er orðið og einnig vegna takmarkaðs rýmis margra safna. Einnig velja bókasafnsfræðingar rit í tölvuútgáfu, sem bókasöfn bjóða notendum aðgang að. Til þess að veita notendum aðgang að sem mestum hluta þess sem út kemur hefur starfsfólk bókasafna haft samvinnu um val efnis til safnanna og skipulagt samnýtingu á safnkostinum, m.a. með millisafnalánum. Þetta mun breytast til muna eftir því sem meira og meira efni kemur út hjá forlögunum sjáflum á tölvutæku formi. Þá munu þau eða umbjóðendur þeirra selja eintök af efni beint til viðskiptavina í smærri einingum en tíðkast hefur.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við uppbyggingu safnkosts er að skipuleggja sameiginlegan aðgang að útgáfuritum heimsins í hvaða formi sem er, í samráði við stjórnvöld síns lands og alþjóðastofnanir og sambönd, til þess að tryggja að almenningur hafi þann aðgang sem eðlilegt er að þegnar lýðræðisþjóðfélaga hafi að þekkingu heimsins. Verkefni IFLA, Allsherjar aðgangur að útgáfuritum (Universal Availability of Publications) miðar einmitt að þessu.

Varðveisla
Samkvæmt Lögum um Þjóðskjalasafn Íslands, nr. 66/1985 er afhendingarskylda til safnsins á öllum frumheimildum opinberra aðila án tillits til þess miðils sem þær eru á. Öðru máli gegnir um útgáfurit. Í mörgum löndum, m.a. hér á landi er varðveisla þeirra heimilda sem út koma í tölvutæku formi enn ekki tryggð á sama hátt og varðveisla prentefnis, vegna þess að ekki eru á því efni lögbundin skylduskil til þjóðbókasafns. Annars staðar t.d. í Danmörku²¹ og Noregi²² hafa verið sett ný lög um skylduskil sem kveða á um skil á öllum útgáfuritum til þjóðbókasafns, óháð þeim miðli sem gefið er út á. Verið er að semja ný skylduskilalög hér á landi, þar verður tekið á þessum vanda.

Skylduskilalög leysa þó aðeins þann hluta vandans sem lýtur að öflun efnis sem gefið er út í tölvutæku formi. Fái söfnin ekki stóraukið fjármagn til varðveislu efnis munu ný skylduskilalög litlu breyta um aðgang komandi kynslóða að útgáfu okkar tíma, vegna þess að efni í tölvutæku formi er dýrara í varðveislu en prentefni.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við varðveislu útgáfurita er að sjá til þess að nægilegt fjármagn og aðstaða við hæfi fáist til þess að varðveisla rita fyrir komandi kynslóðir sé tryggð, ásamt óheftum aðgangi þegnanna að útgefnum upplýsingum.

Guiseppe Archimboldo (1527-1593),
Bókavörðurinn

Réttur til aðgangs að upplýsingum
Þarfir almennings á þjónustu heimildasafna, jafnt bókasafna sem skjalasafna og annarra heimildasafna, hafa aukist og breyst í tímans rás í samræmi við þjóðfélagsbreytingar. Prenttæknin, breytingar á þjóðfélögum Vesturlanda eftir að miðöldum lauk, stofnun almenningsbókasafna, nýjar stórvirkar aðferðir við pappírsframleiðslu og stórlega aukin útgáfa varð til þess að sú þekking, sem nauðsynleg er til að nýta ritaðar heimildir, læsið, varð almenn. Með aukinni útgáfu jókst jafnframt ritakostur bókasafna og notendum þeirra fjölgaði. ²³, ²⁴, ²⁵.

Hér á landi er réttur borgaranna til aðgangs að almennum útgáfuritum, tryggður með Lögum um almenningsbókasöfn nr. 36/1997 og Lögum um Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn nr. 71/1994, sem tryggja ásamt Lögum um skylduskil til safna nr. 43/1977 aðgang að því sem út er gefið á prenti á Íslandi. Samkvæmt lögunum er Landsbókasafni jafnframt ætlað að vera rannsóknabókasafn sem heldur uppi fjölþættri upplýsingaþjónustu á sviði vísinda og fræða, stjórnsýslu og atvinnulífs. Fjárveitingar til safnsins undanfarin ár gera því ókleyft að rækja hlutverk sitt sem skyldi við öflun erlendra útgáfurita. Réttur til aðgangs að mjög sérhæfðum ritum og heimildasöfnum, sérstaklega í stafrænu formi, sem fagfólk þarf í starfi sínu er ekki tryggður með þessum lögum. Sérhæfð útgáfurit eru mjög dýr, í hvaða formi sem er. Sérstaka lagasetningu þarf til þess að tryggja fagfólki aðgang að þeim sérhæfðu ritum sem nauðsynleg eru við störf þeirra. Ef sá aðgangur er ekki tryggður dragast Íslendingar aftur úr öðrum þróuðum þjóðum.

Réttur einstaklinga til óútgefinna skjalfestra upplýsinga er staðfestur með Lögum um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985, Upplýsingalögum nr. 50/1996, réttur einstaklinga til slíkra upplýsinga um þá sjálfa er tryggður í Lögum um skráningu og meðferð persónuupplýsinga nr. 121/1989, Stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og í Lögum um rétt sjúklinga nr. 74/1997. Réttur til aðgangs að öðrum heimildasöfnum er m.a. tryggður með Þjóðminjalögum nr. 88/1989, Lögum um Listasafn Íslands nr. 58/1988 og Lögum um kvikmyndamál nr. 94/1984.

Til þess að hægt sé að veita aðgang að upplýsingum í samræmi við ofangreind lög verður að stórbæta skipulag og skráningu hvers kyns heimilda. Við þá iðju skiptir eðli upplýsinganna mestu máli, ekki form gagnanna.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við að veita aðgang að upplýsingum, er að vinna að því að lög verði sett um aðgengi fagfólks að sérhæfðum fagupplýsingum og að skráning og skipulag hvers konar heimilda verði með þeim hætti að ofangreind lög um aðgang að heimildum verði annað en orðin tóm.

Aðgangur og skipulag
Orðið aðgangur er hér notað um tvennt. Annars vegar um bókfræðilegan aðgang, þ.e. aðgang að skrám sem sýna hvað er til og hvernig má fá af því afnot, og hins vegar um aðgang að gögnunum sjálfum, án tillits til forms miðils, eftir að þau hafa verið fundin í skrám.

Til þess að nýting upplýsinga sé möguleg þurfa þær að vera skipulagðar og skráðar á þann hátt að hægt sé að finna það sem þörf er á hverju sinni innan ásættanlegra tímamarka.

Bókasafns- og upplýsingafræðin byggir á hefðum við skipulag heimilda, sem hafa mótast í aldanna rás eftir því sem meiri nákvæmni varð nauðsynleg við endurheimt upplýsinga. Reglur, sem notaðar eru alþjóðlega, hafa mótast í samræmi við hefðirnar og síðan alþjóðlegir staðlar, ISBD staðlarnir ²⁶, ISO staðlar ²⁷ og staðlaígildi við skráningu²⁸, flokkun^{29 30}, lyklun ³¹ og skipulag útgáfurita. Þörfin á reglum var snemma augljós. Hægt þurfti að vera að sjá, í skrám bóksala og bókasafna, ^{32 33} með óyggjandi hætti, sem allir skildu eins, hvaða útgáfurit var um að ræða og hvaða útgáfu þess, án þess að hafa ritin sjálf við höndina til glöggvunar. Slík þörf var ekki til staðar þegar um skjöl, sem iðulega voru aðeins til í einu eða örfáum eintökum, eða muni og minjar var að ræða. Sambærilegar hefðir þróuðust því ekki við skráningu slíkra heimilda enda þótt það hefði verið æskilegt.

Síðar var einnig augljóst hagræði að því að geta samnýtt skráningarvinnu við skráningu útgáfurita sem fjöldi safna átti. Sala skráningartexta hófst um aldamótin 1900 í Bandaríkunum hjá Þingbókasafninu, Library of Congress, en seinna í öðrum löndum.³⁴ Hér á landi t.d. árið 1974, þegar sala á skráningartextum Íslenskrar bókaskrár hófst hjá Skólavörubúðinni. Seinna tók Þjónustumiðstöð bókasafna við sölu skráningartextanna og jók framboð þeirra.

Þegar sömu aðferðir, staðlar og reglur eru notaðar við skipulag og skráningu gagna án tillits til hvert formið er, má fá samhæfða skráningu hvers kyns heimilda og þannig einnig allsherjar aðgang að heimildum, án tillits til forms eða gerðar, með því að tengja saman skrár mismunandi heimildasafna: bókasafna, skjalasafna, minjasafna, listasafna o.fl. tegundir heimildasafna. Að þessu er augljóst hagræði, samnýta má leitarhugbúnað, sem dýrt er að þróa og halda við. Þá nýtist einnig sama kennsluefni og námskeið starfsfólki margra safnategunda. Auk þess eiga safngestir auðveldara með að átta sig á skráningu þegar þeir leita að efni í skrám mismunandi safnategunda.

Á næsta ári mun Fimmta rammaáætlun Evrópusambandsins fyrir rannsóknir og þróun hefjast. Stefnt er að því að innan hennar verði komið á "notendavingjarnlegu upplýsingasamfélagi". Eitt meginmarkmið áætlunarinnar er að þróa upplýsingaþjónustu þar sem samhæfður aðgangur er, víða að, að margs konar heimildasöfnum. Þar hafa bókasöfn, minjasöfn, skjalasöfn, listasöfn o.fl. aðilar nýju hlutverki að gegna við að veita samhæfðan aðgang að heimildum sínum. ³⁵, ³⁶

Forsenda þess að markmið Fimmtu rammaáæltunarinnar nái fram að ganga er að hvers konar heimildir séu skráðar á samræmdan hátt. Það er nauðsynlegt til þess að hægt sé að beita stöðlum við endurheimt, lán, kaup og annan aðgang.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við stöðlun á vistun heimilda er að vinna að samræmdri staðlaðri skráningu hvers kyns heimilda til þess að markmiðum upplýsingasamfélagsins um öflugan og auðnýttan aðgang almennings að hvers konar heimildum verði náð.

Aðgangur að efni í tölvugagnasöfnum

Þegar notendum var veittur aðgangur að geymslum bókasafna, varð að breyta skipulagi og þjónustu frá því sem verið hafði þegar bókaverðir náðu í pantanir safngesta í geymslur safnanna. Áhrif opna aðgangsins hafa reyndar, að margra dómi, orðið þau að tefja fyrir þróun bókfræðilegs aðgangs. Í opnum bókasöfnum hefur leit safngesta og val á efni, að miklu leyti, farið fram við hillur en ekki í skrám eins og áður var.³⁷

Þróun í tölvu- og fjarskiptatækni og samnýting þeirrar tækni hefur orðið til þess síðasta aldarfjórðunginn að skráð þekking sem til er eingöngu í tölvutæku formi eykst stöðugt. Iðulega er engin leið til þess að beita gamalkunnum hilluleitaraðferðum við að finna og velja efni í þeim heimildasöfnum. Í fyrstu var aðallega um að ræða handbókarefni, skrár og annað sambærilegt efni. Þá varð til ný sérhæfing innan bókasafns- og upplýsingafræðinnar, sérhæfing í því að leita í tölvugagnagrunnum. Eftir því sem fjölbreytni og magn þess efnis, sem eingöngu er aðgengilegt í tölvutæku formi eykst munu notendur sjálfir verða að tileinka sér þá þekkingu, sem þarf til að leita í þessum söfnum, í æ ríkara mæli. Það er hagur framleiðenda og söluaðila að skipuleggja efnið á þann hátt að auðvelt sé að nýta sér það, með sem minnstri fyrirhöfn. Í því taka bókasafnfræðingar þátt, við það kemur þekking þeirra á þörfum notenda, upplýsingabeiðnum, leitum, skipulagi og vistun upplýsinga að góðum notum.³⁸

Jafnframt verður kennsla í notkun efnis í tölvugagnasöfnum æ brýnni. Hefja verður þá kennslu strax í grunnskóla og halda henni áfram alla skólagönguna. Þar hafa skólabókaverðir og kennarar mikilvægu hlutverki að gegna við að búa nýjar kynslóðir undir líf og starf í síbreytilegu þjóðfélagi. Jafnframt verða námskeið í nýjungum og síkennsluefni að vera aðgenglegt fyrir fólk, þegar það þarf á því að halda. Þörfin á þessu er brýn, sérstaklega í ljósi þess að aukið magn mikilvægra upplýsinga mun eingöngu verða til í heimildasöfnum í tölvu.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við að auðvelda nýtingu tölvugagnasafna er að vinna að því ásamt framleiðendum að gera söfnin auðnýtanlegri og að kenna notendum bókasafna að nota nýju upplýsingamiðlana með námskeiðahaldi og samningu kennsluefnis. Á þessu sviði hefur gríðarlegt brautryðjandastarf verið unnið á Bókasafni Landspítalans við notendafræðslu og samningu kennsluefnis og einnig á Landsbókasafni Íslands - Háskólabókasafni.

Áhrif efnisvals, að óséðu, á skráningu
Með aukinni samnýtingu á safnkosti sem bókfræðilegur aðgangur er veittur að í samskrám og aukinni sölu á efni í stafrænu formi, velja notendur efni til kaups eða til að fá í millisafnaláni án þess að geta skoðað það fyrst eins og það efni sem valið er af hillum bókasafna. Á upplýsingaöld eru hvers kyns upplýsingar í auknum mæli rándýr söluvara. Þá skiptir miklu máli að heimildir séu skráðar þannig að fólk geti gert sér grein fyrir því hvaða upplýsingar eða heimildir það hefur þörf fyrir áður en kaupin eru gerð. Lýsingu í skráningartexta verður að miða við að notandi velji efni án þess að geta glöggvað sig fyrst á valinu með því að skoða ritin sjálf. Ekki mun standa á því að upplýsingaviðskiptin geti gengið greiðlega. Útgefendur hafa nú þegar þróað ný auðkennistákn sem kallast DOI (Digital Object Identifier).³⁹ Þessum táknum er m.a. ætlað að gera bókfræðilegan aðgang að mun smærri upplýsingaeiningum mögulegan og þar með mögulega sölu mun smærri eininga heimilda.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við skráningu heimilda, er að sjá til þess að það sem skráð er um hverja upplýsingaeiningu nægi notendum til þess að geta valið rit samkvæmt upplýsingum í skrám af nákvæmni og öryggi.

Bókfræðilegur aðgangur
Við stefnumörkun fyrir "notendavinsamlegt upplýsingasamfélag" í Evrópu er miðað við samræmdan bókfræðilegan aðgang að hverri upplýsingaeiningu í heimild, á veraldarvísu. Miðað er við að heimildir í stafrænu formi séu viðskiptavara í upplýsingasamfélaginu. Til þess að markmið um samræmdan aðgang náist þarf að nota alþjóðlega staðla m.a. ISO-staðla og reglur sem eru ígildi alþjóðlegra staðla við skipulag hans.

Í tölvuskrám er mögulegt að ná því langþráða marki að fjölga aðgangsleiðum að hverri heimild eða upplýsingaeiningu, m.a. með því að auðkenna þær með mörgum efnistáknum. Einnig er hægt að gera bókfræðilegan aðgang mun nákvæmari með ýmiss konar möguleikum á takmörkunum við leitir. Þannig er komið til móts við þarfir notenda sem vilja geta fundið smærri einingar. Við þróun þess aðgangs munu framleiðendur og söluaðilar, sem áhuga hafa á að selja mun smærri einingar en hingað til hefur tíðkast, leggja drjúgt að mörkum. Eins og á fyrri öldum, þegar þróun skráningarreglna var á frumstigi, eiga þeir hagsmuna að gæta, nú við að koma sinni vöru í smásölu. Þar sem ekki er verið að selja verk í heild heldur stakar smáar upplýsingaeiningar úr því, t.d. eina töflu eða línurit úr tímaritsgrein.

Stefnumörkun
Innan hvers lands þarf að marka stefnu um það hvaða upplýsingar eiga að vera aðgengilegar, hverjum, og á hvaða verði. Slíka stefnumörkun þarf að hluta að byggja á fyrri reynslu af nýtingu upplýsinga, þekkingu á því sem í boði er og á kostnaði. Bókasafnsfræðingar hafa reynslu af uppbyggingu safnkosts, þeir þekkja möguleikana á að bjóða upp á upplýsingaþjónustu og vita hvernig henni hefur verið háttað og hvernig hún hefur verið notuð. Hér á landi hafa þeir tekið þátt í stefnumörkun opinberra aðila um upplýsingaþjóðfélagið.^{40 41}. Það sama gildir á alþjóðavettvangi og er stefnumörkun Evrópusambandsins í upplýsingamálum, m.a. í Fjarvirkniáætluninni og í Fimmtu rammaáætlunini dæmi um það. ^{42 43}

Hlutverk bókasafnsfræðinga við stefnumörkun um upplýsingaþjónustu innanlands og alþjóðlega er vaxandi. Á því sviði verða þeir að vera leiðandi afl í framtíðinni.

Endurheimt upplýsinga
Með bættum lýsingum í skráningartextum, bættum bókfræðiaðgangi, námskeiðum og síkennsluefni munu safngestir auðveldlega geta fundið upplýsingar í tölvutækum gangasöfnum, nokkurn veginn að sama marki og þeir gátu fundið það sem þeir þurftu á að halda á hillum bókasafna. Við nákvæmari og ýtarlegri leitir verður þörf á sérfræðivinnu bókasafnsfræðinga. Við slíkar leitir þarf fólk með menntun í að vista upplýsingar þannig að þær megi finna aftur eftir mörgum leiðum, ásamt þjálfun og daglegri reynslu af sérhæfðri endurheimt upplýsinga. Bókasafnsfræðingar munu starfa við sérhæfða endurheimt upplýsinga hjá viðskiptafyrirtækjum og stofnunum, auk bókasafna og annarra heimildasafna.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við endurheimt upplýsinga er að bæta aðgang almennra notenda að heimildum, í samvinnu við framleiðendur og dreifingaraðila, með endurbótum á vistun þeirra og leitaraðferðum, námskeiðahaldi og samningu kennsluefnis, auk þess að sjá um sérhæfðar upplýsingaleitir.

Gæðamat
Eftir því sem magn upplýsinga í tölvutæku formi eykst, verður þörfin brýnni á að meta gæði og gildi upplýsinga í boði, á sama hátt og gert hefur verið með efni í hefðbundinni pappírsútgáfu, til þess að auðvelda notendum val upplýsingalinda. Aðferðir bókasafnsfræðinga við mat hefðbundins bókasafnaefnis við uppbyggingu safnkosts, eru í fullu gildi við mat á efni tölvugagnasafna. Þetta eru m.a. aðferðir notaðar við að meta gildi heimildar út frá forsendum ábyrgðaraðila fyrir gerð hennar, gæði útgáfunnar, m.a. út frá lyklun efnisins, o.fl. slíkt.

Hlutverk bókasafnsfræðinga við gæðamat, á upplýsingaöld, verður óbreytt. Nú þegar láta þeir til sín taka við mat á gæðum tölvuvæddrar útgáfu og það starf verður að aukast til muna í framtíðinni.

Lokaorð
Bókasöfn, sem opin eru almenningi, einkum almenningsbókasöfn og þjóðbókasöfn, eru virkir þátttakendur í viðhaldi lýðræðis, með því að veita óheftan aðgang að öllum útgáfuritum. Þau styðja við menntun og lærdóm á mörgum stigum, með því að hafa á boðstólum "hráefni" þekkingar.⁴⁴ Þjóðbókasöfn hafa sérstaklega mikilvægu hlutverki að gegna samkvæmt samþykktum Vínarfundarins (Symposium of National Libraries in Europe) sem haldin var árið 1958.⁴⁵ Þar segir m.a. að það sé á ábyrgð hvers þjóðbókasafns að safna og varðveita allt prentað efni þjóðarinnar ..., það ætti að gangast fyrir því að upp verði teknar sameiginlegar skráningarreglur innanlands ..., það er ábyrgt fyrir bókfræðiþjónustu innanlands ... og útgáfu samtímaskráa. Samkvæmt íslenskum lögum ber því að ^{46 47} miðla upplýsingum um samtímaútgáfu og upplýsingum um útgáfu fyrri tíma með útgáfu skráa. Einnig ber þjóðbókasafni að veita aðgang að útgáfuritum samtímans og fyrri tíma, en til þess þarf að varðveita ritin.

Bókasafnsfræðingar gegna lykilhlutverki við hvers konar meðhöndlun upplýsinga. Þeirra starf er að sjá til þess að heimildir séu til reiðu fyrir samtímanotendur, varðveittar í nýtilegu formi til framtíðar og að bókfræðilegur aðgangur að þeim sé þannig skipulagður að auðvelt og fljótlegt sé að finna það sem til er. Þeim ber einnig að vinna að því að aðgangur að útgáfuritum sé óheftur og frjáls, innan eðlilegra marka. Með þátttöku í mótun upplýsingastefnu innlendra stjórnvalda og á alþjóðavettvangi, rækja þeir meginhlutverk sitt sem er að stuðla að viðhaldi lýðræðis.

Tilvitnanir

1. Ríkisstjórn Íslands, 1996, s. 15
   
2. Íslenska upplýsingasamfélagið, 1996, s. 19
   
3. Stefnumótun í upplýsingamálum innan heilbrigðiskerfisins, 1997, s. 16
   
4. Peterson, I., 1988, s. 408-410
   
5. Cotterell, A.,1995, s. 89-92
   
6. Gates, J.K.,1968, s. 42
   
7. Schellenberg, T.R.,1956, s. 4-5
   
8. Gates, J.K.,1968, s. 55-58
   
9. Ibid, s. 55
   
10. Norris, D.M., 1939, s. 195-196
    
11. Jón Jakobson, 1920
    
12. Gates, J.K., 1968, s. 56
    
13. Schellenberg, T.R., 1956, s. 4-5
    
14. Sveinbjörn Rafnsson, 1980, s. 60
    
15. Schellenberg, T.R., 1956, s. 5
    
16. Sveinbjörn Rafnsson, 1980, s. 66-70
    
17. Björn K. Þórólfsson, 1953, s. 116
    
18. Dessauer, J.P., 1989, s. 24-27
    
19. http://www.reedbusiness.com/ c1998
    
20. Dessauer, J.P., 1989, s. 28
    
21. Legal deposit in Denmark, 1997, s. 10
    
22. Act relating to the legal deposit of generally available documents no. 32 of 9 June 1989 : with regulations, 1997, s. 6
    
23. Dessauer, J.P.,1989, s. 17-19
    
24. Gates, J.P.,1968, s. 49
    
25. Ibid, s. 57-58
    
26. ISBD (G), 1992 og aðrir ISBD staðlar
    
27. ISO staðlar, m.a. ISO 2709, ÍST ISO 5963:1985 og ISO 2788 (ÍST 90 í íslenskri þýðingu)
    
28. Anglo-American cataloguing rules, 1988
    
29. Dewey, M., 1996
    
30. National Library of Medicine, 1978
    
31. National Library of Medicine, 1997
    
32. Norris, D.M., 1939, s. 136-138
    
33. Ibid., s. 142-159
    
34. Quigg, P., 1971, s. 16
    
35. Arianne, I., 1997, s. 5-6
    
36. European Commission, 1997, s. 20
    
37. Hancock-Beaulieu, M., 1989, s. 25-49
    
38. http://www.doi.org/ 1997
    
39. M.a. Ovid og Information Quest, samkvæmt munnlegum upplýsingum
    
40. Við mótun þeirrar stefnu sem fram kemur í ritinu Stefnumótun í upplýsingamálum innan heilbrigðiskerfisins, 1997
    
41. Við mótun þeirrar stefnu sem fram kemur í ritunum Framtíðarsýn Ríkisstjórnar Íslands ..., 1996 og Íslenska upplýsingasamfélagið ..., 1996
    
42. European Commission, 1996, s. 63-68
    
43. European Commission, 1997
    
44. Public libraries and the information society, 1997, s. viii-ix
    
45. Anderson, D., 1982, s. 2
    
46. Lög um Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn nr. 71/1994
    
47. Lög um skylduskil til safna nr. 43/1977.
    

Heimildir
Anderson, Dorothy. UBC : a survey of Universal Bibliographic Control. - London : IFLA International Office for UBC, 1982

Anglo-American cataloguing rules / prepared under the direction of the Joint Steering Committee for Revision of AACR, a committee of the American Library Association, the Australian Committee of Cataloguing, the British Library, the Canadian Committee on Cataloguing, the Library Association, the Library of Congress ; edited by Michael Gorman and Paul W. Winkler. - 2nd ed., 1988 revision. - Ottawa : Canadian Library Association : American Library Association, 1988

Björn K. Þórólfsson. "Íslenzk skjalasöfn". Í: Skírni 127, 1953: 112-135

Cotterell, Arthur. China : a history. - London : Pimlico, 1995

Creating a user-friendly information society. - 1997. - Handrit, samið á vegum European Commission. - Fjallar um Fimmtu rammaáætlunina

Danmörk. Legal deposit in Denmark: the Royal Library, the State and University Library. - Copenhagen : s.n., 1997. - Published on the occasion of the 63rd IFLA Council and General Conference

Dessauer, John P. Book publishing : a basic introduction. - New expanded edition. - New York : Continuum, 1990.

Dewey, Melvil. Dewey decimal classification and relative index / devised by Melvil Dewey. - Edition 21 / edited by Joan S. Mitchell [et al.]. - Albany, New York : Forest Press, 1996

Documentation : format for bibliographic information interchange on magnetic tape. - 2nd edition. - International Organization for Standardization, 1981. - (ISO 2709 1981 (E))

DOI : Digital Object Identification. http://www.doi.org/ last update 15. December 1997

European Commission. DG XIII, Building the information society : the telematics applications programme (1994-1998) : work programme. - 1996 edition. - [S.l.] : European Commission, 1996

Gates, Jean Key. Introduction to librarianship. - New York : McGraw-Hill, c 1968. Hancock-Beaulieu, Micheline. "Online catalogues : a case for the user." - Í: The online catalogue : developments and directions. Edited by Charles R. Hildreth. - London : The Library Association, 1989. S. 25-46.

Heimildaskráning : aðferðir við athugun heimilda, greiningu á efni þeirra og val efnisorða [...] / Guðrún Karlsdóttir, Sigurður J. Vigfússon og Þórdís T. Þórarinsdóttir þýddu staðalinn og gengu frá handriti ásamt Nönnu Bjarnadóttur. - Reykjavík : Staðlaráð Íslands, 1994. - (ÍST ISO ; 5963:1985)

Heimildaskráning : leiðbeiningar um gerð og þróun kerfisbundinna efnisorðaskráa á einu tungumáli [...] / Flokkunarnefnd þýddi staðalinn með hliðsjón af frumdrögum Guðrúnar Karlsdóttur. - Reykjavík : Iðntæknistofnun Íslands, 1991. - (ÍST ; 90) (ISO ; 2788:1986)

Iljon, A. Objectives and strategies : creating a platform for the library in the information society. - Erindi flutt á 63 IFLA þinginu í Kaupmannahöfn í september 1997

ISBD Review Committee Working Group. ISBD (G) : general international standard bibliographic description : annotated text / prepared by the ISBD Review Committee Working Group set up by the IFLA Committee on Cataloging. - Munchen : Saur, 1992

Íslenska upplýsingasamfélagið : álitsgerð starfshópa. - [Reykjavík] : Ríkisstjórn Íslands, 1996

Jón Jakobson. Landsbókasafn Íslands 1818-1918 : minningarrit. - Reykjavík : Landsbókasafn Íslands, 1920

Lög um skráningu og meðferð persónuupplýsinga nr. 121/1989

Lög um almenningsbókasöfn nr. 36/1997

Lög um kvikmyndamál nr. 94/1984

Lög um Landsbókasafn Íslands - Háskólabókasafn nr. 71/1994

Lög um Listasafn Íslands nr. 58/1988

Lög um skylduskil til safna nr. 43/1977

Lög um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985 Margrét Loftsdóttir. Kerfisbundinn efnisorðalykill (thesaurus) fyrir bókasöfn / Margrét Loftsdóttir og Þórdís T. Þórarinsdóttir tóku saman. - 2. útgáfa, aukin og endurskoðuð. - Reykjavík : höf., 1996

National Library of Medicine. Permuted medical subject headings. - [New ed.] - [Bethesda, Md.] : The Library, 1997

National Library of Medicine classification : ... - 4th ed. - Bethesda, Md. : U.S. Department of Health, Education and Welfare, 1978

Noregur. Act relating to the legal deposit of generally available documents no. 32 of 9 June 1989 : with regulations. - [S.l]. : National Library of Norway, June 1997. - Unofficial English translation

Norris, Dorothy May. A history of cataloguing and cataloguing methods 1100-1850 : with an introductory survey of ancient times : a thesis accepted for the Honours Diploma of the Library Association. - London : Grafton, 1939

Peterson, Ivars. "Tokens of plenty : how ancient counting systems evolved into writing and the concept of abstract numbers." Science news 134(26):1988, 408-410

Public libraries and the information society / authors J. Thorhauge, G. Larsen, H.-P. Thun and H. Albrechtsen : editor M. Segbert. - Luxembourg : Office for Publications of the European Communities, 1997

Quigg, Patrick. Theory of cataloging : an examination guidebook. -2nd. rev. ed. - London : Bingley, 1971

Reed Elsevier. http://www.reedbusiness.com/ c 1998

Ríkisstjórn Íslands. Framtíðarsýn Ríkisstjórnar Íslands um upplýsingasamfélagið. - Reykjavík : Ríkisstjórn Íslands, október 1996

Schellenberg, T.R. Modern archives : principles and techniques. - Chicago : The University of Chicago Press, c 1956

Stefnumótun í upplýsingamálum innan heilbrigðiskerfisins. - Reykjavík : Heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytið, 1997 [rétt 1998]

Stjórnsýslulög nr. 37/1993

Sveinbjörn Rafnsson. Skrift, skjöl og skjalasöfn : ágrip af skjalfræði. - Reykjavík : Sagnfræðistofnun Háskóla Íslands, 1980

Upplýsingalög nr. 50/1996

Þjóðminjalög nr. 88/1989

Summary
Standing guard over democracy
The article describes the importance of free access to information in democratic societies and the role of librarians in safeguarding democracy by providing uninhibited access to published material. It warns against the limitations of distribution of digital publications, as these developments may threaten democracy by shifting political power from democratic governments and the public to the owners of information. Publishers have, in the past, decided what gets published and how much is spent on distribution and avertisements and now they also decide who gets to buy access to what.

Libraries should cooperate with other public institutions, such as archives, galleries and museums in giving the public unified access, through widely accessible catalogs, to all kinds of information sources. Librarians have a leading role to play in organizing this access as the methods for organizing information sources in libraries, which have evolved through centuries, can be applied in other information institutions.

S.J.